YouBook

Informativa sul trattamento dei dati personali

Questa informativa spiega come vengono trattati i dati personali nell'uso di YouBook, incluse le funzionalità per appuntamenti, pagamenti e comunicazioni WhatsApp.

Versione privacy-2026-07-27 · In vigore dal 27 luglio 2026

1. Chi tratta i dati e come contattarci

Per i trattamenti descritti in questa informativa per i quali YouBook determina finalità e mezzi, il titolare è CIVITELLI VINCENZO, operante con il marchio YouBook.
Sede: Via Andrea D'Anna 12, 91025 Marsala (TP), Italia.
P. IVA: 11035791216.

Per richieste privacy o per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a civitellivincenzo@gmail.com . Per comunicazioni formali e richieste delle autorità è disponibile anche la PEC vincenzo.civitelli@pec.it .

Se la richiesta riguarda dati gestiti da uno specifico salone, puoi contattare anche il salone: in quel contesto è normalmente il salone a decidere perché e come trattare i dati dei propri clienti.

2. Ruoli di YouBook e del salone

• YouBook come titolare: per account della piattaforma, autenticazione, amministrazione del servizio, sicurezza, assistenza, gestione commerciale diretta e adempimenti propri.
• Salone come titolare: per anagrafiche dei clienti, appuntamenti, note, preferenze, foto, campagne e comunicazioni che il salone decide di gestire tramite YouBook.
• YouBook come responsabile del trattamento: quando ospita ed elabora i dati dei clienti seguendo le istruzioni del salone e per consentirgli di usare le funzioni della piattaforma.

Il salone deve fornire ai propri clienti la sua informativa, scegliere una base giuridica valida e raccogliere gli eventuali consensi necessari, in particolare per marketing, profilazione, uso promozionale delle foto e comunicazioni WhatsApp.

3. Dati trattati e relativa provenienza

I dati possono essere forniti dall'utente, dal salone, dal personale autorizzato, da Meta/WhatsApp, da Stripe oppure generati durante l'uso del servizio. Possono comprendere:

• dati identificativi e di contatto, come nome, email, numero di telefono e identificativo account;
• dati del salone, ruoli dello staff, servizi, disponibilità, preferenze e impostazioni;
• appuntamenti, prenotazioni, storico dei servizi, pacchetti, note e informazioni inserite dal salone;
• fotografie e altri contenuti caricati, quando la relativa funzione viene utilizzata;
• dati relativi ai consensi, inclusi testo e versione mostrati, impronta tecnica del testo, finalità autorizzate, fonte, data, amministratore che registra l'attestazione, preferenze di comunicazione ed eventuali revoche;
• dati necessari a impedire ulteriori invii dopo un'opposizione o una revoca WhatsApp, conservati in una lista di soppressione che usa un identificativo derivato dal numero e, per le verifiche operative, soltanto le sue ultime cifre;
• dati tecnici, come indirizzo IP, dispositivo, sistema operativo, versione dell'app, identificatori tecnici, eventi di utilizzo, log, diagnostica, crash e dati di sicurezza;
• dati di pagamento e transazione elaborati da Stripe; YouBook non conserva i dati completi delle carte;
• dati dell'integrazione WhatsApp, come Business Portfolio ID, WABA ID, Phone Number ID, numero visualizzato, modelli di messaggio, stato di approvazione, identificativi dei messaggi e ricevute di consegna;
• contenuto, mittente, destinatario e metadati dei messaggi WhatsApp inviati o ricevuti tramite le funzioni abilitate dal salone.

Le note libere e le fotografie potrebbero rivelare informazioni delicate. Il salone deve raccogliere solo dati pertinenti e non deve inserire dati particolari, sanitari o biometrici se non dispone di una necessità documentata e di una base giuridica idonea. YouBook non usa le foto per identificazione biometrica automatica.

4. Finalità e basi giuridiche

Esecuzione del contratto o misure richieste dall'utente

• creare e gestire account, saloni, staff e autorizzazioni;
• gestire disponibilità, prenotazioni e appuntamenti;
• fornire pagamenti e funzioni collegate a Stripe;
• fornire assistenza e comunicazioni operative;
• attivare le integrazioni richieste dal salone.

Consenso

• inviare comunicazioni promozionali quando il consenso è richiesto;
• attivare strumenti analitici non strettamente necessari quando la normativa richiede il consenso;
• trattare dati o contenuti per finalità facoltative indicate dal salone.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare i trattamenti già effettuati. La revoca delle comunicazioni del salone può essere richiesta direttamente al salone oppure tramite i meccanismi di disiscrizione disponibili. Per WhatsApp è inoltre possibile rispondere con “STOP”, “ANNULLA”, “DISISCRIVIMI” o un'altra istruzione equivalente riconosciuta dal servizio.

Obblighi legali

I dati possono essere trattati per obblighi fiscali, contabili, amministrativi, per rispondere alle autorità competenti e per esercitare o difendere diritti.

Legittimo interesse

Nei limiti consentiti dalla legge, YouBook tratta dati per proteggere account e infrastruttura, prevenire frodi e abusi, diagnosticare errori, mantenere e migliorare affidabilità e prestazioni e tutelare i propri diritti. Questi interessi vengono bilanciati con i diritti e le libertà degli interessati.

5. Dati necessari e conseguenze del mancato conferimento

I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per creare un account o fornire la funzione richiesta. Se non vengono forniti, YouBook potrebbe non poter attivare l'account, gestire una prenotazione, elaborare un pagamento o collegare WhatsApp. I dati raccolti per marketing e altre funzioni facoltative non sono necessari per usare le funzioni principali.

6. Comunicazioni WhatsApp e marketing

Quando un amministratore del salone collega il proprio account WhatsApp Business, YouBook usa le autorizzazioni Meta approvate per individuare e configurare il Business Portfolio, il WhatsApp Business Account e il numero selezionati, gestire i modelli e inviare o ricevere i messaggi richiesti dal salone.

Le comunicazioni possono essere transazionali, come conferme, promemoria o variazioni di appuntamento, oppure promozionali. Il salone è responsabile di rispettare le regole WhatsApp, documentare la base giuridica e raccogliere l'opt-in WhatsApp. Per le comunicazioni promozionali è richiesto anche uno specifico consenso marketing preventivo.

Prima di ogni invio, YouBook verifica sul server che il destinatario appartenga al salone, che il canale WhatsApp sia abilitato, che il modello richiesto sia valido e, per il marketing, che risulti un consenso attivo. Le revoche ricevute tramite WhatsApp disabilitano il canale e alimentano una lista di soppressione non accessibile agli utenti dell'app, usata per bloccare ulteriori invii. Un nuovo invio dopo una revoca richiede una nuova manifestazione di volontà valida e documentata.

Quando l'amministratore registra una nuova adesione o una revoca, YouBook conserva un evento separato e non modificabile con la versione e l'impronta del testo mostrato, le finalità autorizzate, data e ora, fonte, cliente e amministratore. Una precedente soppressione viene disattivata dal server soltanto nello stesso passaggio in cui viene registrata una nuova adesione esplicita alla versione corrente. L'app non consente agli utenti di modificare direttamente questa prova.

YouBook non vende i dati ottenuti da Meta o WhatsApp, non li usa per pubblicità propria e non li combina con altri dati per creare profili pubblicitari. I dati sono usati per fornire l'integrazione richiesta dal salone, proteggerla e rispettare gli obblighi applicabili.

Quando un amministratore disconnette l'integrazione, YouBook blocca immediatamente gli invii e il trattamento dei nuovi webhook per il salone, richiede a Meta la rimozione della sottoscrizione webhook del WABA selezionato ed elimina le eventuali credenziali dedicate conservate in Google Secret Manager. YouBook conserva soltanto un evento tecnico minimizzato sull'esito della disconnessione per sicurezza, assistenza e accountability.

L'uso di WhatsApp è soggetto anche alle condizioni e informative applicabili di Meta e WhatsApp.

7. Pagamenti

Stripe elabora i dati necessari a pagamenti, rimborsi, prevenzione frodi e, dove previsto, onboarding Stripe Connect. A seconda della funzione, Stripe può agire come responsabile o come titolare autonomo. Consulta il Centro privacy di Stripe .

8. Destinatari e fornitori

I dati sono accessibili solo quando necessario e secondo il ruolo svolto, a:

• salone e membri dello staff autorizzati;
• Google LLC e società collegate, per Google Cloud e Firebase (hosting, database, autenticazione, storage, notifiche, funzioni cloud, diagnostica e analisi);
• Meta Platforms Ireland Limited, WhatsApp Ireland Limited e relative società, per collegamento dell'account WhatsApp Business, gestione dei modelli e messaggistica;
• Stripe Payments Europe, Limited e le altre società Stripe applicabili, per pagamenti e servizi finanziari richiesti;
• consulenti e fornitori vincolati alla riservatezza, quando strettamente necessario;
• autorità pubbliche, organi giudiziari o altri soggetti quando richiesto legittimamente dalla legge.

9. Luogo del trattamento e trasferimenti internazionali

L'infrastruttura principale Firestore usa la località europea multiregionale eur3, che comprende Belgio e Paesi Bassi, con replica di controllo in Finlandia; le funzioni WhatsApp sono eseguite nell'Unione europea. Alcuni servizi Firebase, Meta, WhatsApp e Stripe possono tuttavia comportare trattamento anche fuori dallo Spazio economico europeo, inclusi gli Stati Uniti.

Quando richiesto, tali trasferimenti si basano su una decisione di adeguatezza, sul Data Privacy Framework UE-USA per i destinatari aderenti, sulle clausole contrattuali standard della Commissione europea o su un'altra garanzia prevista dalla normativa. Puoi richiedere maggiori informazioni o una copia delle garanzie applicabili scrivendo al contatto privacy.

10. Tempi di conservazione

I dati vengono conservati per il tempo necessario alla finalità e successivamente solo per obblighi legali o tutela dei diritti. In particolare:

• dati account e configurazioni: per la durata dell'account e per il periodo successivo necessario alla chiusura, sicurezza e gestione di contestazioni;
• dati dei clienti del salone: per il periodo deciso dal salone, secondo le sue istruzioni e i suoi obblighi;
• dati WhatsApp e credenziali di collegamento: finché l'integrazione è attiva o finché necessari a inviare, ricevere, diagnosticare e documentare i messaggi; alla disconnessione la sottoscrizione webhook del singolo WABA viene rimossa e le credenziali locali dedicate vengono eliminate, salvo retry tecnici segnalati; i registri relativi all'accesso e all'uso dei dati WhatsApp sono conservati per almeno un anno dalla cessazione quando richiesto dai termini Meta applicabili;
• dati della lista di soppressione WhatsApp: finché necessari a rispettare la revoca o l'opposizione e a impedirne la riattivazione accidentale; possono essere aggiornati quando viene documentato un nuovo opt-in valido e conservati ulteriormente nei limiti necessari a dimostrare il rispetto degli obblighi applicabili;
• eventi di consenso e revoca: per il periodo necessario a documentare le istruzioni ricevute, dimostrare la liceità degli invii e gestire contestazioni o obblighi applicabili, anche quando la preferenza corrente viene successivamente modificata;
• dati di pagamento e amministrativi: per i termini imposti dalla normativa fiscale, contabile e antiriciclaggio applicabile;
• log tecnici, sicurezza, diagnostica e crash: per i periodi configurati nei relativi servizi e comunque non oltre quanto necessario a sicurezza, diagnosi e difesa dei diritti.

Alla scadenza i dati sono eliminati o anonimizzati. Copie residue possono permanere temporaneamente nei backup protetti fino alla loro rotazione.

11. Strumenti analitici, diagnostica e identificatori

YouBook utilizza servizi Firebase che possono elaborare identificatori tecnici e dati del dispositivo:

• Firebase Analytics, per comprendere in forma statistica come viene usata l'app e misurare le prestazioni delle funzioni;
• Firebase Crashlytics, per individuare crash, errori e problemi di affidabilità;
• Firebase Cloud Messaging e In-App Messaging, per notifiche e comunicazioni nell'app.

Gli strumenti non strettamente necessari e gli eventuali identificatori di tracciamento devono essere attivati soltanto dopo il consenso quando richiesto dalla normativa. La scelta deve poter essere revocata con la stessa facilità con cui viene prestata. I sistemi necessari alla sicurezza e alla diagnosi tecnica sono limitati ai dati pertinenti e usati sulla base del legittimo interesse, dopo bilanciamento dei diritti dell'utente.

12. Minori

Gli account amministrativi di YouBook sono destinati a professionisti e persone autorizzate. Se un salone inserisce dati di un cliente minorenne, deve verificare chi può rappresentarlo, fornire l'informativa appropriata e raccogliere le autorizzazioni richieste dalla legge. Il salone non deve usare WhatsApp o funzioni marketing nei confronti di minori senza averne verificato la liceità.

13. Decisioni automatizzate

YouBook non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sull'interessato.

14. Diritti dell'interessato

Nei casi previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento, nonché revocare il consenso. Puoi inoltre chiedere informazioni sulle garanzie usate per i trasferimenti internazionali.

Risponderemo normalmente entro un mese; il termine può essere prorogato nei casi complessi previsti dalla legge. Potremmo chiedere informazioni ragionevoli per verificare l'identità. Se YouBook tratta i dati per conto di un salone, collaborerà con il salone per gestire la richiesta.

Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità di controllo competente nel tuo Paese.

15. Eliminazione dell'account

Puoi usare la pagina per richiedere l'eliminazione dell'account . La cancellazione non comprende i dati che devono essere conservati per legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto. Per i dati controllati da un salone, la richiesta viene inoltrata o coordinata con il salone competente.

16. Sicurezza e violazioni dei dati

YouBook applica misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui controllo degli accessi, separazione per salone, protezione delle credenziali, cifratura offerta dai fornitori, registrazione tecnica, backup e aggiornamenti. Nessun sistema è completamente privo di rischi. In caso di violazione dei dati, YouBook valuta l'evento e collabora alle notifiche previste dalla normativa.

17. Richieste delle autorità pubbliche

Prima di comunicare dati a un'autorità, YouBook verifica identità, competenza, validità, base giuridica e proporzionalità della richiesta. Le richieste illegittime o eccessive vengono respinte o contestate quando possibile; vengono comunicati solo i dati strettamente necessari. La richiesta, la valutazione, la base giuridica, i soggetti coinvolti e l'eventuale risposta vengono documentati. L'interessato o il salone vengono informati quando consentito dalla legge. Le comunicazioni formali possono essere inviate alla PEC vincenzo.civitelli@pec.it ; l'utilizzo della PEC non sostituisce la verifica della legittimità e dell'ambito della richiesta.

18. Modifiche all'informativa

Questa informativa può essere aggiornata per modifiche del servizio, dei fornitori o della normativa. Le modifiche rilevanti saranno comunicate con mezzi appropriati; la versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina con la nuova data di efficacia.

Ultimo aggiornamento: 27 luglio 2026. Copyright 2026 YouBook. Tutti i diritti riservati.